Gmailのフィルタールールを作成する手順を紹介

業務用のメールをGmailで行っている人も多いと思います。また、現在レンタルサーバでメールを送受信している人も、ゆくゆくはGoogleWorkspaceを導入し、社内メールをGmailに切り替える人も多いと思います。

そこで今回は、MicrosoftのメールソフトであるOutlookでよく使われる、フィルター機能についてGmailではどのように設定するのかをご紹介します。

Gmailでフィルターは必要ない？

そもそもの話になりますが、Gmailではフィルター機能は必要ないと考えるのが一般的な考え方です。

その理由としては、探すより検索した方が探しているメールを簡単に見つけられるからです。

ご存知の通り、Googleは検索エンジンの会社です。

GoogleWorkspaceには様々なアプリケーションがパッケージ化されていますが、その多く検索を前提とした設計がされています。

ですので、フィルターを作ってメールデータを管理するのではなく、受信トレイに入ったデータを確認したら、アーカイブして、必要なら検索をかけるといった運用方法に慣れるのも業務効率を高めるために必要な一手だということを、まず最初にお伝えしておきたいと思います。

フィルタールールの作成

それでも重要な取引先からのメールやプロジェクト単位で管理したいメールについては、フィルター機能を活用して管理できれば、より便利にGmailを活用することができるようになります。

そこで、フィルターの作成方法についてご紹介していきます。

フィルターの作成方法は2通りあります。

1. フィルターを先に作成する
2. 特定のメールを使用してフィルターを作成する

フィルター作成にあたりベースとなる考え方は同じですので、確認していきましょう。

フィルターを作成する方法

Gmailを開いたら、上部の検索ボックスの横にあるをクリックします。

次に、検索条件を入力していきます。

検索条件は、様々な条件を掛け合わせて作ることができますので、設定条件に合わせて作成していきます。

今回は、下の画像のように条件を設定しました。

実際に、条件が反映されているかどうかを確認するために「検索」ボタンをクリックして表示されるメールを確認することもできます。

表示されるメールを確認できたら「フィルタを作成」をクリックします。

フィルターの条件を選択します。新たなラベルを作成したい場合は、「新しいラベル」を選択して、ラベル名を作成します。特定のラベルの下にネストする場合は「次のラベルの下位にネスト」をクリックしてラベルを作成しましょう。

ラベルが作成し終わったら「フィルタ」を作成をクリックして完了です。

特定のメールを使用してフィルターを作成する

次に受信された特定のメールを利用してフィルタを作成する手順をご紹介します。

Gmailを開いたら、特定のメール（フィルタ設定したいメール）の左横にあるチェックボックスにチェックを入れます。

チェックを入れたら、画面上部にある「その他のアイコン」（）をクリックして「メールの自動振り分け設定」を選択します。

以降の作業は、上の「フィルターを作成する方法」と同じです。

フィルタ条件を入力して、「フィルタを作成」をクリックすれば完成です。

フィルタを編集したり削除する方法

作成したフィルタを編集したり削除したいケースは運用上、必ず発生します。

フィルタを編集・削除する手順についてもご紹介しておきます。

Gmailを開き、右上の設定ボタン（）をクリックします。次に「全ての設定を表示」をクリックしましょう。

「フィルターとブロック中のアドレス」をクリックして、目的のフィルターを探します。

編集する場合は「編集」をクリックします。下のような画面に推移しますので、内容を更新したら「フィルタを更新」をクリックしましょう。

また、削除する場合は「削除」をクリックします。

フィルタの削除の確認ウインドウがでますので、問題なければＯＫをクリックして下さい。

以上で作業は完了となります。