GoogleWorkspaceの共有ドライブの制限事項について解説

GoogleWorkspaceのストレージは、これまでWindowsServerやNASを使用する環境に慣れていると、”様々な違い”を感じることがあります。

移行初期段階では、その使い方や制限に戸惑うことも多いと思います。

今回は、GoogleWorkspaceのストレージである「ドライブ」に関する共有ドライブの制限について解説します。

共有ドライブの制限

共有ドライブには様々な制限があります。トラブルを未然に防ぐためにも共有ドライブの制限を予め把握しておきましょう。

共有ドライブには、アイテム数、一日のアップロード数、メンバー数に制限があります。

アイテム数の制限

共有ドライブに保存できるアイテム数の数は最大で40万個です。この中には、ファイル、フォルダ、ショートカットが含まれます。

アイテム数は最大40万個ですが、余裕を持った運用をすることをGoogleでは推奨されています。その理由は、ファイルの検索がしにくくなったりデータの整理が難しくなるという理由からです。

共有ドライブでは、データーを保存できる容量よりも、そのアイテム数の制限が厳しく制限されているという印象があります。

共有ドライブのアイテム数の制限を超えてしまった場合、新たなファイルやフォルダを追加することはできません。実際にアイテム数の制限を超えた場合、共有ドライブにデーターを入れても保存されず、マイドライブ内にデータは移ります。

もし共有ドライブにデーターを入れたのに、そのデーターが見当たらない場合は、焦らずマイドライブの中をチェックしてみて下さい。

また、アイテム数の上限だけでなくフォルダ数にも制限があります。具体的には、共有ドライブ内のフォルダは最大で20階層までネストできます。

Googleドライブを使用する場合は、階層を深くするのではなく複数のドライブに分けたり、横に広げるなどの対応が必要になります。

1日のアップロード数の制限（上限あり）

個々のユーザーがマイドライブまたは共有ドライブにアプロードできる容量にも制限があり1日750GBまでとなっています。

アップロードするファイルの容量が750GBに達した場合、750GBを超えるサイズのファイルをアップロードした場合は、同じ日にそれ以上のファイルをアプロードできなくなりますのでご注意下さい。

なお、個々のアカウントが持つドライブの保存領域はGoogleWorkspaceのエディションによって異なりますので予め確認しておきましょう。

エディション	Business Starter	Business Standard	Business Plus	Enterprise
保存領域	30GB	2TB	5TB	応相談
料金	680円/月	1,360円/月	2,040円/月	応相談

メンバー数の制限

Googleドライブには、Googleグループとそのユーザーを共有ドライブに追加することができます。共有ドライブのメンバーとして追加されたユーザーは、複数のグループに属していても 1 人のメンバーとしてカウントされます。

共有ドライブに対して追加できるユーザー数に限りがあるため、グループという概念を上手に活用することで、多くのメンバーを共有ドライブに追加するのです。

とりわけ、大規模な組織においては、グループを上手に活用することによってメンバーシップの管理する必要があります。

少し、ややこしいですが、共有ドライブ内の1つのファイルには最大で100グループとの共有が可能です。

上限を超過しないようにするために必要なこと

共有ドライブには様々な上限を制限として設けています。

その理由は、他のファイルサーバやNASと比較した際の機能的な優劣ではありません。

データーを適切に保管し、誰でも簡単に見つけやすくするために最適な保存方法を維持する必要があるからなのです。そのために私たちは適切な保管方法を理解して、計画的にデーターを格納する必要があるのだと考えています。

では、どのようにデーター管理を運用していけばいいのかを考えていきます。

Googleグループの活用

大規模な組織では必須になってきますが、中小規模の組織であってもグループの活用は管理コストの削減にもつながりますので取り入れていきたいところです。

ユーザーを個別に追加することも可能ですが、場当たり的な追加になることが多く、時間が経過すると「どのユーザーが共有されていてどのユーザーが共有されていないのか」が分からなくなってしまいます。このような管理上のコストを削減するためにも、日頃から共有ドライブへのアクセスをGoogleグループ単位で制限することが望ましいです。

共有ドライブ内のデーター数を制限する

一つの共有に、とにかくデーターを放り込むような習慣は、Googleドライブにおいては変えるべきです。データーの数が多くなることで、アイテム数の上限を超えてしまい、データーが保存できなくなってしまいます。

データーをしっかりとセグメント分けすることで適切な運用をすることができます。

また、階層を深くすることも運用の妨げにつながります。

「データーは保管するためではなく、利用するためのもの」という考え方に則して考えれば、階層を深くして複雑にするのではなく、常に検索しやすい状態にしておくべきではないでしょうか。

例えば、特定のユーザーとしか共有しないデーターはマイドライブ内に保存する。Googleグループ単位で保存するデーターに関しては、共有ドライブで保存する。このように一定のルールを設けてみるのはどうでしょうか。

保管と運用を切り分けて考える

Googleドライブを単なるストレージサービスと考えるのではなく、共有やコラボレーションツールとして考えるのも一つです。

データーの種類は大きく2つに分けることができると考えています。

1つは保管するデーター。もう1つは運用するデーターです。極論、保管するデーターはGoogleドライブに入れておく必要はありません。

AmazonS3のようなストレージサービスを利用することで安価で安全に保管することができます。データーを変更したり、追加したりするような運用をするものについてのみGoogleドライブに入れておくという選択を採用します。

保管と運用を切り分けて考えることで、管理上も運用上も効率が上がることは言うまでもありません。

Googleドライブのグループについて

Googleドライブの運用において欠かせない考え方が”グループ”であるとこれまでもお伝えしてきました。

そこで、グループの作成方法について気になる方も多いと思います。Googleグループは、共有ドライブだけに利用するものではありません。メールやチャット、カレンダーなど様々なアプリケーションに対して有効活用することができます。

GoogleWorkspaceで一歩進んだ運用をするために、グループの活用は必要不可欠になりますので、ぜひご確認下さい。

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